FACTUREN AANMAKEN (EXCEL)

Inleiding

Hoewel Zhangmen primair geen administratief pakket is hebben we toch een volledige administratieve module, inclusief een facturatie module aangebracht. Voorwaarde hierbij is echter de aanwezigheid van Excel en wel versie 2002/XP of hoger. Lagere versies van Excel (97 en 2000) werken niet. Deze (algemene Excel) kennis valt buiten de helpdeskondersteuning en verantwoordelijkheid van Zhangmen en van F-ACT IT. Hieronder wordt beschreven hoe u de facturatie moet inregelen naar uw persoonlijke wensen.

Systeemvoorwaarden

Voorwaarde voor een goede factuur in Zhangmen is de aanwezigheid van Excel 2002 (Versie 9) of hoger. Indien Excel aanwezig is kunt u achtereenvolgens de volgende stappen volgen om de facturatie gaande te krijgen:

1) Check of u op uw computer de juiste versie van MS-Excel is geinstalleerd (Versie 2002 (XP) , 2003, 2007, 2010 of hoger). Dit kan bv in windows XP door de Zhangmen functie 'Extra -> Systeeminformatie' te gebruiken. U ziet in het Sysinfo scherm links onderin de evt. aanwezige
    MS-Office versie en ook of een juiste Excel versie Excel daarin beschikbaar is (2002 en hoger of versie 9 en hoger)

2) Voor Excel 97 tm 2003: Open Excel en zet de macro bescherming op 'gemiddeld' of nog beter, als u een up-to-date antivirus systeem gebruikt     op 'laag'. Indien u Excel 2007-2010 of hoger gebruikt, kijk dan hieronder bij 2a voor een gedetailleerde beschrijving.

2a) EXCEL 2007-2010: Open Excel en zet de macrobescherming uit, (er van uitgaande dat u een up-to-date antivirus systeem gebruikt). Volg daarbij de hieronder getoonde stappen:

3) Zhangmen moet weten dat u Excel wilt gebruiken.
    In het Zhangmen hoofdscherm Bestand ->Voorkeuren->MS office->Excel .. gebruiken, moet aangevinkt zijn.
    Nu zullen in de administratiemodule de (Excel) factuurfuncties actief zijn.

Facturen aanmaken

Voor het juist aanmaken van de factuur doet u stapsgewijs het volgende:

1) Ga naar de Administratiemodule door op de de administratieknop in de Zhangmen menubalk te klikken.

2) Kies een patient uit de patientenlijst door er op te dubbelklikken

3) Klik op 'Beh. gegevens'

4) Dubbelklik in de 4e kolom (REK.) op de behandelingen die u wilt factureren er verschijnt een 'X'  (De factuurknop wordt nu actief)

5) Klik op de knop 'Factuur'.      Excel zal zich nu openen en de gegevens van de factuur worden ingeladen.

6) U kunt de factuur nu opslaan, printen en terugkeren naar Zhangmen. De factuur krijgt een uniek nummer gebaseerd op de naam
    van de patienten en de datum-tijd code.

7) De gefactureerde behandelingen worden aangegeven in de 4e kolom met een sterretje " * "

Aanpassen standaard factuur

U kunt de factuur layout en inhoud aan uw eigen wensen aanpassen door in de Administratiemodule te klikken
op 'Factuur aanpassen (Excel)'. U kunt dan naar believen uw bedrijfslogo (.jpg) toevoegen en naam
en adresgegevens van uw praktijk toevoegen. Hiervoor is echter wel gevorderdenkennis van Excel vereist om
geen onherstelbare fouten te maken. Zie bij gebruik van Excel 2007-2010 pt 2a hierboven om de macro beveiliging voor Zhangmen uit te schakelen.

NB: F-ACT/Zhangmen is niet verantwoordelijk voor ondersteuning bij dit proces of voor fouten cq gegevensverlies hierbij omdat het strikt genomen niet over Zhangmen software gaat maar MS-Excel betreft. Indien een aanpassing van de factuur leidt tot niet meer functioneren ervan kunt u een herinstallatie van Zhangmen doen.

U kunt de Zhangmen standaardfactuur openen voor bewerken door onderstaande menu functie te gebruiken:

Let goed op dat veel excel cellen in de factuursheet uit formules bestaan en niet uit tekst. Overschrijven van een formulecel zal meestal leiden tot volledig of gedeeltelijk verlies van de automatische functionaliteiten van de factuur.

Sla de veranderde standaardfactuur nadat u klaar bent op:

1) Onder XP in de map c:\documents and settings\All users\Application Data\Zhangmen\BaseDocs

2) Onder Windows 7 en Vista in de map c:\programdata\Zhangmen\Basedocs

NB: LET ER BIJ GEBRUIK VAN EXCEL 2007 of 2010 OP DAT DE NAAM VAN HET BESTAND "FACTUUR_AUTOM.XLS" BLIJFT WAARBIJ U HET DUS OPSLAAT IN EXCEL 97-2003 .XLS FORMAAT EN NIET IN HET OFFICE 2007-2010.XLSX FORMAAT.

Indien Zhangmen of delen van Zhangmen niet goed werken onder W7 en Vista dan komt dat meestal doordat u onvoldoende gebruikersrechten hebt. Soms doet zich dit bv voor bij het aanpassen van de standaardfactuur, het maken van backups of het verwijderen van patientengegevens uit de lijst met patienten. U kunt dit oplossen door Zhangmen op te starten met 'administrator/beheerders' rechten door het volgende te doen:
Klik op Zhangmen icoontje op uw bureaublad met de RECHTER muisknop. Klik dan op 'eigenschappen'. Onderaan ziet u dat u de applicatie kunt starten met 'beheerdersrechten'. Kies ervoor om dit altijd te doen om verdere problemen te voorkomen.

Deze (algemene Excel) kennis valt buiten de helpdeskondersteuning en verantwoordelijkheid van Zhangmen en van F-ACT IT. Wijzigingen gemaakt in de factuurbasissheet factuur_autom.xls worden niet ondersteund door F-ACT.

Teller van de factuur aanpassen (voor gevorderde computergebruikers):

1) Onder XP in de map c:\documents and settings\All users\Application Data\Zhangmen\BaseDocs

2) Onder W7/Vista in de map c:\programdata\Zhangmen\Basedocs